EROPA adalah benua yang bisa dibilang banyak dimintai orang-orang untuk berlibur. Banyaknya tiket promo dari airlines juga tour-tour murah sekarang ini semakin memudahkan orang-orang yang ingin menginjakan kakinya di Benua Biru tersebut. Tapi tentunya semua orang tahu bahwa kalau kita mau ke Eropa kita perlu visa. Visa apa? Namanya adalah visa Schengen.

Apa itu VISA SCHENGEN?
Visa Schengen adalah visa yang harus kita miliki jika kita ingin menjelajahi negara-negara Uni Eropa. Ada 26 negara yang termasuk wilayah Schengen, apa saja?

negara-negara yang termasuk wilayah Schengen, tidak termasuk UK dan Ireland

Jadi dengan memiliki satu visa Schengen, kita bebas keluar masuk negara-negara tersebut sesuka hati asalkan tidak melebihi masa berlaku visa yah... Lalu berapa lama masa berlaku visa Schengen itu. Macam-macam. Ada yang 30 hari, 90 hari, 1 tahun, 3 tahun, tidak tentu, tergantung kedutaannya kasihnya berapa lama.

Susah tidak yah apply visa Schengen itu??

Dibilang susah atau tidak, menurut saya ya tidak susah asalkan semua persyaratan kita lengkap dan juga tidak gampang karena semua harus sudah terencana secara detail, karena kedutaan akan memeriksa itinerary kita, terutama akomodasi. Jadi kalau mau minta visa Schengen, dipastikan kita harus udah punya bukti booking-an hotel atau apartment atas nama kita, kalau ngga kemungkinan visa kita akan ditolak.

Di kedutaan mana kita bisa apply visa Schengen?

Menurut cerita banyak orang dan berdasarkan blog-blog yang saya baca, Belanda adalah negara yang paling gampang memberikan visa Schengen. Saya sendiri apply lewat kedutaan Belanda karena memang kami akan menghabiskan waktu paling lama di Belanda. Tapi apakah kita bisa begitu saja apply visa Schengen di kedutaan Belanda. Jawabannya tidak. Karena di mana kita bisa apply visa Schengen itu ada aturannya :

1. Berdasarkan negara di mana paling lama kita akan tinggal

Contoh : kalau kita berencana tinggal lama di Belanda, kita harus apply di kedutaan Belanda. Hal ini tidak terpengaruh dari mana kita masuk. Jadi kalau misalkan kita masuk di Perancis tapi lama di Belanda, kita tetep harus apply lewat kedutaan Belanda.

2. Berdasarkan negara pertama yang akan kita singgahi

Perlu dicatat, hal ini berlaku hanya jika kita mengunjungi beberapa negara dengan masa tinggal yang sama. Misalnya kita masuk di Paris dan akan stay di Paris 3 hari, lalu ke Swiss 3 hari, Jerman 2 hari, Belanda 3 hari, nah dalam hal ini, kita harus apply via kedutaan Perancis.

Nah.. gimana caranya kl kita kekeuh nih pengen apply lewat kedutaan Belanda karena terkenal paling mudah?? Bisa. Kamu tinggal buat itinerary yang paling lama tinggal di Belanda. Dan yang pasti itinerary kamu harus disertai dengan bookingan hotel/ apartment.

Bagaimana cara apply-nya?

Berdasarkan pengalaman saya kemarin, berhubung saya akan apply lewat kedutaan Belanda, jadi saya mengunduh formulir aplikasi di VFS Global Netherland. Kenapa di VFS? Karena sekarang pengurusan visa schengen via Belanda sudah tidak lagi dilakukan di kedutaan Belanda, melainkan di VFS Global yang terletak di Kuningan City Mall lt. 1. Selain Belanda, negara  yang juga bergabung di VFS Global lt. 1 adalah Norwegia, Belgia, Denmark, Iceland, Kroasia, Swedia, Italia, dan Spanyol. Kl mau apply via Perancis, bisa apply di TLS dan untuk Switzerland masih tetap harus ke kedutaannya. 

Berikut adalah langkah-langkah yang harus dilakukan jika ingin apply via Schengen lewat kedutaan Belanda :

1. UNDUH Formulir Aplikasi 

Ini yang pertama saya lakukan. Selain formulir aplikasi, formulir lain yang saya untuk adalah formulir check list yang berisi persyaratan yang harus kita penuhi. Penampakan formulir adalah seperti di bawah ini :

Formulir aplikasi, ada 3 lembar

Form Checklist tourist, juga ada 3 lembar

NB : Untuk paduan pengisian bisa KLIK DISINI

2. Membuat JANJI TEMU

Hal selanjutnya yang dilakukan setelah mengunduh formulir adalah membuat janji temu. KLIK DI SINI. Nanti di sana kita bisa memilih mau membuat janji temu di mana, VFS Global punya 3 lokasi di Indonesia yaitu Jakarta, Surabaya, dan Bali, jadi silahkan tentukan dimana lokasi yang paling dekat dan paling mudah untuk kamu datangi. Setelah itu, hal perlu diperhatikan lagi adalah pengisian data untuk membuat janji temu, seperti jenis visa, no passport, tempat tanggal lahir, nama, dan contact person, jangan sampai salah. 

Waktu kita membuat janji temu, pada akhir sesi kita akan diminta untuk membayar jasa VFS sebesar EUR 25 per aplikan (termasuk anak kecil). Jadi kalau yang apply 5 orang, jumlah yang harus dibayarkan adalah 5 x EUR 25 = EUR 125. Ini baru biaya jasa VFS saja yah, belum termasuk biaya visa Schengen. Visa Schengen sendiri biayanya adalah EUR 60 untuk dewasa (mulai umur 12 tahun), EUR 35 untuk anak (6-11tahun), sedangkan untuk anak dibawah 6 tahun tidak dikenakan biaya visa alias GRATIS. Kebetulan anak2 saya baru 5 tahun dan 3 tahun, jadi kami membayar visa untuk 3 orang dewasa saja (si boss, saya, dan mama saya).

Untuk melakukan pembayaran jasa VFS itu, nanti kita akan diberi virtual account dari bank BNI yang dikirim ke email kita dan kita akan dikasih waktu 60 menit untuk melakukan pembayaran online. Jika lebih dari 60 menit maka virtual account kita akan hangus dan kita harus membuat ulang janji temu. 

Pembayaran online bisa dilakukan melalui bank-bank di bawah ini :

- BNI (ATM, Mobile Banking, Internet Banking, SMS Banking, Teller)

- Bank Mandiri (ATM, Mobile Banking, Internet Banking, SMS Banking)

- BRI (ATM, Mobile Banking, Internet Banking, SMS Banking)

- CIMB Niaga (ATM, Mobile Banking, Internet Banking, SMS Banking)

- BCA (ATM, Mobile Banking)

Setelah kita melakukan pembayaran, dalam sepersekian detik kita akan langsung menerima email notifikasi yang berisi bahwa pembayaran kita berhasil dan juga email booking appointment yang berisi nama-nama aplikan berserta barcode yang nanti akan di scan saat hari H.

3. Siapkan Dokumen

Dan ini adalah yang paling penting. Visa Schengen ini lain dengan visa Amerika yang ditentukan lewat interview kita dan si bule. Tidak akan ada interview dengan si bule di sini, yang ada adalah tim VFS yang akan memeriksa dokumen kita untuk selanjutkan dikirim ke kedutaan. Jadi menurut saya, kelengkapan dokumen dan persyaratan lainnya adalah yang terpenting untuk visa Schengen ini. Apa saja yang harus kita siapkan?

- Formulir Aplikasi yang sudah diisi lengkap (paduan pengisian bisa liat diSINI)

- Formulir Checklist dokumen (ini harus satu-satu walaupun satu keluarga)

- 2 lembar foto 3,5 x 4,5 cm berlatar belakang putih, alis dan kuping harus terlihat. Boleh pakai jilbab asal dahi tidak tertutup. Jangan khawatir, kalaupun salah bikin foto, kita bisa foto ulang di booth foto yang ada di VFS.

- Tiket pesawat PP (ini boleh bukti booking-an saja, tidak harus tiket yang sudah issued)

- Asuransi perjalanan (copy, yang asli di bawa saja untuk jaga-jaga)

- Bukti booking-an hotel/ apartment

- Itineray

- Bukti keuangan 3 bulan terakhir

- Surat sponsor dari bank dan tempat kerja

- Kartu keluarga

- Akte Perkawinan

- KTP

- Passport yang masih berlaku minimal 6 bulan

- Passport lama

- Fotocopy biodata passport halaman paling depan yg ada data kita dan paling belakang.

- Fotocopy visa yang kita miliki sebelumnya (kalau ada)

Kalau bawa anak harus menyertakan :

- Akte lahir anak (copy dan asli)

- Kartu keluarga

- KTP orang tua

Nah karena saya bawa mama saya juga, jadi saya menyertakan akte lahir saya dan kartu keluarga saya yang ada nama mama saya-nya.

Semua dokumen di atas harus disiapkan seorang satu yah.. Waktu apply kemarin saya hanya menyiapkan dokumen untuk satu keluarga, saya, si boss, dan anak2 saya gabung jadi satu. Tapi ternyata ketentuan yang berlaku saat ini adalah dokumen harus satu orang satu. 

Oh ya, semua dokumen-dokumen tersebut harus diterjemahkan ke bahasa Belanda atau setidaknya dalam bahasa Inggris. Untuk contoh dokumen yang sudah diterjemahkan bisa liat diSINI. 

Sekarang saya akan coba membahas tentang dokumen-dokumen di atas berdasarkan pengalaman saya kemarin.

Asuransi Perjalanan

Untuk apply visa Schengen kita wajib punya asuransi perjalanan ini. Ada banyak perusahaan asuransi yang menawarkan asuransi perjalanan yang mengcover negara-negara Schengen dan preminya pun beragam. Syarat utamanya adalah minimal uang pertanggungan EUR 30.000 per orang. Untuk melihat perbandingannya bisa check DISINI. Saya sendiri akhirnya membeli asuransi dari AXA Mandiri untuk satu keluarga (2 orangtua + 2 anak) dan individu untuk mama saya. Kenapa AXA Mandiri? Karena prosedurnya lebih mudah. Bisa beli secara online dan harganya pun relatif murah untuk satu keluarga yaitu USD 68 atau sekitar Rp 918.000,00 jika dihitung dengan kurs USD 1 = Rp 13.500,00. Polis asuransi juga langsung dikirim lewat email, jadi kita tinggal print saja, ngga pake ribet.

Bukti booking hotel/ apartment

Dalam perjalanan kali ini, saya lebih memilih apartment dibanding hotel untuk kami menginap. Karena kami segambrengan, bawa anak pula, jadi saya pikir apartment yang ada dapur pasti lebih enak dan juga lebih hemat karena bisa masak sendiri - maklum, biarpun suka jalan2 tapi jiwanya tetep emak2 :)

Untuk urusan booking apartment ini saya menggunakan 2 situs yaitu AirBnB dan Booking.com. Memangnya di Booking.com ada apartment? Ada. Saya booking apartment untuk di Zurich dan Rotterdam lewat Booking.com dan harganya malahan lebih murah dibanding AirBnB. Yang terpenting adalah, carilah penginapan yang bisa FREE CANCELATION, just in case visa kita ditolak, kita bisa cancel semua booking-an kita tanpa kena charge.

Itinerary

Itinerary ini berisi rencana perjalanan kita selama kita di Eropa. Dalam itinerary ini harus jelas tanggal berapa kita ada di kota mana dan menginap di mana. Kalau mau lebih meyakinkan lagi, kita bisa menyertakan juga tiket kereta atau pesawat yang akan kita gunakan sebagai alat transportasi selama berada di sana. Di bawah ini adalah contoh itinerary saya.

Itinerary 14 hari di 5 negara Eropa

Bukti keuangan 3 bulan terakhir.

Ada berbagai macam versi untuk hal yang satu ini. Kalau tanya ke travel agent, pasti akan dibilang bawah kita harus punya 50jt minimal perorang dan harus mengendap selama 3 bulan. 50jt seorang kalau saya pergi berlima berarti dikali 5, 250jt. Wuihhh... dengernya ada udah ciut duluan. Tapi tenang, itungan dari kedutaan yang sebenarnya tidak seperti itu. Kita hanya perlu EUR 34 perhari untuk satu orang ditambah 10%. Jadi itungannya kalau kita mau disana selama 2 minggu : EUR 34 x 14hr + 10% = EUR 523,6 atau setara dengan 8,6 juta perorang. Kalau pergi berlima yah tinggal dikali 5 dan itulah dana yang harus mengendap selama 3 bulan di tabungan kita. So.. jangan terlalu khawatir yah :)

Surat Sponsor dari Bank dan Tempat Kerja

Biasanya kalau dari bank, kita tidak usah pusing-pusing lagi karena mereka sudah punya formatnya sendiri. Jadi kita hanya tinggal bilang ke bank-nya, mau dibuatkan surat sponsor untuk apply visa Schengen, lalu kita akan dikenakan biaya sebesar 50rb untuk pembuatan surat.

Sedangkan untuk surat sponsor dari tempat kerja, biasanya tempat kerja hanya akan menuliskan nama si orang yang bekerja dengan mereka saja. Kalau saya, tempat kerja si boss hanya menuliskan nama si boss saja, berikut dengan jabatannya apa dan lama kerjanya berapa lama. 

Lalu bagaimana dengan kami yang akan pergi bersama-sama? Nah karena kami semua akan disponsori oleh si boss, jadi si boss harus bikin surat sponsor sendiri yang menyatakan bahwa dia menanggung biaya kami semua (saya dan anak-anak, lalu mama saya dengan surat sponsor terpisah). Suratnya harus ditanda tangan oleh si boss sendiri (kalau saya sih ditambahin materai biar afdol). 

Dokumen ini harus di terjemahkan ke bahasa Belanda atau Inggris. Untuk yang belum diterjemahin, di VFS Global juga ada jasa penerjemah. Tapi kalau mau mencontoh yang saya bisa lihat diSINI :)

Akte lahir anak yang asli WAJIB dibawa yah, cuma untuk dikasih lihat saja koq, dia akan bandingkan dengan yang fotocopy-an. Tapi untuk amannya, saya sarankan untuk membawa dokumen2 lain yang asli, just in case dia mau bandingin sama yang aslinya, kita udah siap kan lebih enak yah..

Nah jika urusan dokumen sudah beres, kita lanjutkan ke langkah berikutnya...

4. Datang ke VFS

Setelah semuanya lengkap, langkah berikutnya adalah datang ke VFS sesuai dengan janji temu yang telah kita buat sebelumnya. Jangan lupa bawa booking appointment-nya karena itu akan diminta oleh security waktu kita mau masuk ke dalam. Kalau appointment kita jam 9 pagi, ngga perlu dateng terburu-buru, datang saja 30 menit sebelumnya.

Pada saat masuk, kita akan diberikan nomor antrian oleh security, lalu tunggulah di bagian negara dimana kita akan apply visa. Kalau kita apply via Belanda, tunggulah di bagian negara Belanda (paling ujung ruangan).

Ketika nomor kita dipanggil, dokumen kita semua akan diperiksa oleh petugas VFS. Waktu itu saya berdua dengan si boss yang menghadap. Dan karena waktu itu saya tidak menyiapkan dokumen seorang satu, jadi saya di suru fotocopy lagi untuk melengkapi dokumen-dokumen yang kurang. Saran saya, kalau bisa semua sudah dilengkapi dari rumah jadi ngga perlu fotocopy ulang di sana, karena fotocopy di sana harganya mahal.

Setelah dokumen saya lengkap, si petugas pun mulai memeriksa semua isi dokumen saya. Yang paling diperhatikan oleh dia adalah bukti akomodasi selama kita berada di sana. Kebetulan dalam itinerary saya, ada satu hari dimana kami bermalam di kereta (Roma - Munich), dan tentu saja untuk hari itu kami tidak memesan apartment/ hotel. Jadi ketika hal ini ditanyakan oleh si petugas VFS, saya bilang bahwa malam itu kami akan bermalam di kereta malam tujuan Munich dan tiket kereta baru akan di booking setelah dapat visa. Untungnya si petugas itu tidak mempermasalahkan hal tersebut.

Selesai pemeriksaan dokumen, si petugas itu memberikan invoice untuk pembayaran visa dan juga surat untuk pengambilan visa. Pembayarannya harus dengan uang tunai, kalau dari rumah belum bawa uang tunai, kita bisa ambil di ATM yang ada di Mall Kuningan City. Untuk ATM BCA bisa ditemukan di lantai 2 (satu lantai di atas VFS Global Netherland). Setelah bayar, kita harus kembali menunggu untuk pengambilan data biometrik/ sidik jari. Pengambilan data biometrik hanya berlaku untuk 12 tahun ke atas. Jadi di bawah 12 tahun sebenarnya tidak perlu datang ke VFS Global ketika janji temu karena tidak akan diambil data biometriknya.

Semuanya sudah diselesaikan, lalu tibalah saatnya kita menunggu email dari VFS Global jika visa kita sudah bisa diambil. Berapa lama visa kita akan selesai? Aturannya adalah 14 hari kerja, tapi ketika saya apply kemarin, tidak sampai seminggu ternyata visa saya sudah selesai dan bisa diambil. Dan puji Tuhan, visa kami semua di approve :)

Untuk pengambilan visa bisa dilakukan oleh salah satu peng-apply saja dengan membawa surat pengambilan visa dan bukti pembayaran visa. Bila ingin diwakilkan orang lain, harus menyertakan surat kuasa, KTP orang yang akan mengambil, KTP salah seorang aplikan, bukti pengambilan visa dan pembayaran visa. Visa bisa diambil di VFS Global pada hari kerja mulai pukul 14.00-16.00 WIB.

Tulisan di atas adalah berdasarkan pengalaman kami sendiri, buat yang punya masukan atau ingin bertanya, silahkan tulis comment yah... :)


Baca juga :
- Paduan Mengisi Formulir Aplikasi Visa Schengen